Koll på grejorna

OrganiseraSom företagare eller anställd på ett kontor gäller det att du har koll på dina grejor för att göra ett så bra arbete som möjligt. Ofta är det stressigt och många bollar i luften och då gäller det att var sak har sin plats.

Därför så kommer här lite tips på saker som kan förenkla det dagliga arbetet på kontoret, både när stressen är påtaglig och när det är normal arbetsbelastning. Tipsen är inspirerade av en artikel från CIO Sweden.

Organisera skrivbordet

Det första du ska tänka på gällande skrivbordet är att bara ha de prylar du använder dagligen framme och lättåtkomliga. Med tanke på dagens digitala kontor så är det förmodligen inte pennor och suddgummin som behöver ligga allra tydligast. Gör precis som när du städar garderoben i hemmet – rensa bort allt du inte använder och ha bara framme som sagt det du använder dagligen. Saker du använder då och då stoppar du i lådor, papper arkiverar du på smidigast sätt.

Fysiska brev kan du med fördel ha en lite brevkorg för som du går igenom dagligen så att det inte är något som ligger kvar och skräpar.

Register för dokument

Att skapa register för det man sysslar med är en utmärkt idé för att ha bra organisation på grejorna. Ett register ordnar du förstås som du själv tycker är enklast, men att köra den gamla klassikern med alfabetsordning är inte så dumt. Samma sak med ett register där du för in dokument månadsvis – eller både och. Här på Kalenderkungen kan du se några olika varianter som är tänkvärda. Fördelen med ett välorganiserat register är att både du själv och andra kan finna rätt information snabbt – fastän det inte är digitaliserat.

Håll koll på din kommunikation

Sitter du mycket i telefon med många olika klienter, är det bra att föra anteckningar för att minnas konversationen. Glöm då inte att skriva vilken du samtalade med, datum och gärna klockslag.  Gör även gärna en digital anteckning så kan dina pappers anteckningar arkiveras.

Idag använder vi oss mycket av mejl konversationer, vilket kan generera en stor mängd mejl i inkorgen. Håll ordning på kunderna genom att skapa mappar för var kund och dela upp i olika projekt för att skilja dem åt och samtidigt få stenkoll på olika ärenden. Glöm inte att rensa bort sånt som inte längre behövs och töm regelbundet skräpkorgen.

Att göra

Det sista tipset är även kallat för ”Time management” och innebär helt enkelt att du endera på ett block eller på din dator skapar dig ett upplägg för vad som ska göras när och inom vilken tid. På så sätt så får du full kontroll på ditt arbete och ser till att inget lämnas åt slumpen. Särskilt om det är mängdarbete inom exempelvis produktion som ska göras så är detta ett utmärkt sätt att organisera sitt arbete. Då kan du räkna ut hur mycket arbete som måste göras varje dag och slipper stressa i slutet av månaden.

Använd en digital kalender som fungerar att koppla samman med kalendrar i mobilen, surfplattan och datorn. Genom att alltid hålla dessa synkroniserade, spelar det ingen roll vart du befinner dig, bara du har tillgång till internet kan du hålla koll på dina tidsramar.

Om lönsamt företagande

När en vacker och hållbara affärsidé realiseras och blir ett projekt börjar resan mot att skapa ett lönsamt företag. Vad är det då som gör att man till slut lyckas med att etablera ett lönsamt företag som man kan leva på och som har en produktion som gör att man kan nyanställa folk och faktiskt få ett litet överskott av när året är redovisningsåret är slut?

Statens egna riskkapitalbolag och företagsrådgivare heter Almi. De pekar på en rad intressanta faktorer som bidrar till en hållbar utveckling av företagandet. Några av aspekterna är mycket bra, men minst lika viktigt är de många saker som rör såväl operationella som långsiktiga beslut inom din verksamhet. Låt oss titta på några saker som mycket skulle kunna vara bidragande till ett lönsamt företagande.

Sätt upp rimliga krav

Om du precis startat upp din verksamhet och kommit på fötter så kommer du fortsätta ställa krav både på dig själv och din personal. Det skall jobbas hårt på alla fronter och alla skall svara upp mot att vara produktiva på sina respektive områden. Det kan kännas tufft när man märker att det bara dyker upp mer och mer saker att göra. Det viktiga i sådant läge är att stanna upp och tänka efter vad som är rimligt och i så fall sänka kraven mot det realistiska. Svarar min inte upp mot krav slutar det mer än ofta i besvikelse och på sikt blir man allt mer uppgiven i sin strävan.

Prioriteringar och effektivitet

Det svåra i en företagsverksamhet är att avgöra vilka prioriteringar som är de klokaste för kort- och långsiktig lönsamhet. Först och främst skall man förstå och välja det som är viktigast att göra och därefter göra det riktigt bra. Det betyder också att man måste välja bort vissa saker.
Ytterst handlar det om att ta kontroll och makt över tiden man förfogar över. Som egenföretagare är du VD för din egen tid. Om dina anställda känner sig fria på samma sätt, fast under skillnaden att de har andra arbetsområden, så har ni en bra grogrund för lönsamhet. Arbetet kommer kännas som en lättnad snarare än en tyngd när man klarar av de prioriteringar man satt upp.

Det goda ledarskapet

Ett bra ledarskap bygger på att skapa förtroende vilket i sin tur gör det lättare att rekrytera, motivera och behålla duktig personal. På den här sidan kan du läsa mer om delar av detta resonemang. Allt som gäller kompetens har en stark inverkan på företagets lönsamhet både på kort- och lång sikt. Även om du lyckats med att rekrytera duktig personal genom att lova dem en god lön och möjligheter till utveckling så gäller det att du som företagare svarar upp mot dina löften. Personalvård, utvecklingsmöten och aktiviteter utanför jobbet är ytterst viktiga för att personalen verkligen skall älska sin arbetsplats.

Förläng livslängden

Att ha en fungerande dator som företagare är a och o. Genom den sköts det mesta idag och det krävs att den fungerar optimalt. 

Dator

En svag punkt, som kan ställa till problem är batteriet. Det finns många goda råd och myter om hur man förlänger livslängden på batteriet, men många av råden är motsägelsefulla och som lekman är det svårt att hitta rätt. Kom ihåg att batteriet är en förbrukningsvara som blir sämre med tiden och en vacker dag måste bytas ut.

Att dra ner på datorns energikonsumtion är ett bra sätt att förlänga livslängden, men istället förlorar man då i prestanda. Skärmen, externa hårddiskar och annan utrustning förbrukar ditt batteri. Undvik att ha många program öppna samtidigt. Undvik att redigera bilder och lyssna på musik när du bara använder batteriet.

Batteriet anses också må bra av att användas, tömmas och fyllas på. Batteriet mår inte bra av att hela tiden vara fulladdat. Det är inte så bra att alltid låta datorn gå med batteriladdaren inkopplad. Har du stabil ström kan man koppla ur batteriet helt. Gamla Ni/Cd batterier skulle man tömma helt innan man laddade dem igen för att undvika att de fick ett minne. Dagens Ni/Mh, Li/Jon och de flesta andra laddningsbara batterier skall tömmas tills det återstår cirka 20% innan man laddar om dem igen, upp till 80-90% av kapacitet. Skall man förvara ett batteri rekommenderas det att det tas ut datorn då det är laddat till 50-80% och sedan förvaras svalt. Batterier trivs varken i höga temperaturer under fryspunkten.

Tänk på att inte bara batteriet behöver vårdas. Håll skärmen och tangentbordet rent. Damm och smuts inne i datorn kan leda till högre temperatur och därmed högre slitage. Elektronik trivs bättre i svalare miljö. En kylplatta med inbyggda fläktar kan ibland vara värt pengarna.

Slutligen kommer den dagen då du måste hitta ett nytt batteri. Se till att du väljer rätt batteri. Laptopbatteriet har ett långt namn, en bokstavs- och sifferkombination, och denna är viktig att vara uppmärksam på då många datorer av samma modell kan använda sig av olika typer av batterier. Köp alltså endast ett batteri av samma typ – och köper du från en tredjepartstillverkare, försäkra dig om att det någonstans i produktbeskrivningen står ”ersätter x” där x är din batterityp.

Hitta rätt nisch

När man ska starta företag är det som alla entreprenörer vet mycket att tänka på och stå i. En sak som kan vara värd att tänka över innan man sätter igång är att fundera över vilken inriktning ens företag ska ha och vad man ska syssla med, det vill säga det gäller hitta rätt nisch, vilket kan se ut på lite olika sätt beroende på bransch.

IT-branschen

IT-branschen är en av de branscher, där det på grund av den enorma bredden är viktigt att veta vad det är man egentligen ska syssla med. Ett bra tips är att försöka hitta en nisch som är på frammarsch och där ännu inte alltför många är verksamma. Det gäller att försöka förutspå vad som kommer att efterfrågas i framtiden.

Transportbranschen

Transporter av olika slag är något som det behövs mycket av i dagens samhälle. Inom transportbranschen finns en rad olika nischer som till exempel åkeri och bud via bil eller cykel. Även här gäller det att nischa in sig och erbjuda något som kanske inte finns på marknaden. Exempelvis så kanske det på den ort man bor inte finns någon som erbjuder cykelbud och då kanske det kan vara något att rikta in sig på.

Hotellbranschen

Att starta hotell är något som kräver en hel del engagemang och arbete. Inom hotellbranschen finns det en rad olika nischer man kan rikta in sig på. Exempelvis så kan man satsa på att göra sitt hotell till det lyxigaste i staden. En annan variant är att starta ett budgethotell med enkel komfort till ett riktigt lågt pris. Andra varianter kan till exempel vara sporthotell eller varför inte spahotell.

Kulturbranschen

Många gånger får man höra att kulturbranschen är en bransch där det är svårt att bli lönsam, men faktum är att det även här går att bli framgångsrik bara man hittar rätt nisch. Att börja skriva böcker är ett alternativ inom kulturbranschen och också något som inte kräver speciellt mycket, egentligen bara penna och papper, skrivmaskin eller en dator. Precis som inom andra branscher är bokbranschen en bransch där trender kommer och går och det gäller att ligga steget före och se vad som är på gång, då kan man bli framgångsrik, titta på bara på alla böcker om 5:2-dieten som kommit under senaste tiden.

Stora företag – vad har de gemensamt?

Förutom att de största företagen och varumärkena i världen säljer många produkter och tjänster har de gemensamt att de lyckats genom framgångsrika marknadsföringsmetoder och lyckats ha verksamheter som går att skala till en bredare publik.

Om man skall nämna några stora svenska företag och jämföra dem med dess utländska motsvarigheter så finns många intressanta fall som ser ut att ha arbetet i samma riktning. Det dessa har gemensamt är att de är väldigt framgångsrika företag. Låt oss titta kort på några av våra svenska stoltheter som kan jämföras med dessas utländska motsvarigheter när det gäller framgångar.

IKEA och WalMart

IKEA grundades av Ingvar Kamprad i Älmhult och blev under 60-talet Sveriges största och mest prisvärda möbelbutik. Även om möbelförsäljningen hade varit lokal så lyckades Ingvar paketera en lösning som attraherade familjer från hela landet som sökte ett bra pris på ljusa och upplyftande möbler. IKEA expanderade sedan vidare till Norge och Schweiz, resten är historia.

Detaljhandelföretaget Wal-Mart är USA största butikskedja som säljer allt från möbler till mat. Wal-Mart ägs än idag av familjen Walton som grundade företaget på 60-talet. På samma sätt som IKEA satsar Wal-Mart på att sälja höga volymer av produkter fast mer med mottot ”bättre är något viktigare än något billigt”. Eftersom både företagen är lågprisjättar handlar mycket om att skära kostnader i så många led som möjligt. I synnerhet är personalkostnaderna låga – relativt sett – för både IKEA och Wal-Mart.

H&M och Inditex

Hennes & Mauritz eller H&M är Sveriges största klädföretag och ett Europas mest framgångsrika klädbutiker. Familjen Persson grundade företag med ambitionen att tillverka prisvärda kläder med design. Det har företaget lyckats väl med och dessutom lyckats så väl med marknadsföring att man skapat ett starkt märkesmedvetande hos svenska konsumenter.

Det spanska klädesföretag Inditex är också ett familjeföretag och drivs av familjen Ortega från La Coruna i norra Spanien. Inditex har fler märken än H&M, däribland Zarah, Bershka och Pull&Bear. Som namnet antyder så började Inditex med tillverkning av textilier i Indien och blev sedan ett modeinriktat märke för damer i första hand i Spanien. På samma sätt som H&M är företaget väldigt duktigt på att branda sig som ett företag där kunden känner att han eller hon får sina förväntningar infriade. Med andra ord, ser du en reklam med H&M eller Zarah så vill du gärna att modeplagget på modellen passar perfekt in på din kropp. När du väl kommer till butiken för att testa plagget infaller också den förväntningen!

Bolagsformer

I Sverige finns det sammanlagt fem olika bolagsformer att tillgå för den som funderar på att starta ett nytt företag, nämligen enskild firma, handelsbolag, kommanditbolag, ekonomisk förening samt aktiebolag.

Ska man bedriva affärsverksamhet i mindre skala och om man ska göra det ensam är den vanligaste bolagsformen så kallad enskild firma. När man driver en enskild firma är det man själv som privatperson som är personligt ansvarigt för firmans ekonomi, som till exempel skulder och dylikt. Den enskilda firmans organisationsnummer är också det samma som ens egna personnummer. När verksamheten ekonomi ska redovisas behöver inte någon revisor tas in utan detta går bra att göra på egen hand.

Är man två eller flera personer som tillsammans vill starta ett företag är handelsbolag en vanlig bolagsform. Till skillnad mot en enskild firma är ett handelsbolag en juridisk person. Bolagsmännen, det vill säga de som står som ägare till bolaget, är ansvariga om bolaget på egen hand inte kan betala sina skulder. Något krav på revisor finns inte såvida inte företaget har juridiska personer, det vill säga andra företag, som ägare.

En bolagsform som till viss del påminner om handelsbolag är så kallat kommanditbolag. Skillnaden är att alla ägare inte är gemensamt ansvariga för företagets ekonomi, utan det kan också finnas ägare med begränsad ekonomiskt ansvar, så kallade kommanditdelägare. Dock måste det alltid finnas en ägare, en så kallad komplementär, med obegränsat ekonomiskt ansvar. Komplementären har också det fulla ansvar för betalning av skulder och dylikt. Vad gäller krav på revisor gäller samma krav som på handelsbolag.

En ekonomisk förening är en bolagsform där medlemmarnas ekonomiska intressen ska tas till vara på bästa sätt. En ekonomisk förening skall bestå av minst tre personer samt ha en styrelse. Föreningen är ansvarig för företagets skulder och dylikt. Vid redovisning av ekonomin ska en årsredovisning upprättas av en revisor. Ett exempel på verksamhet som ofta drivs som ekonomisk förening är bostadsrättsföreningar.

Aktiebolag är den absolut vanligaste bolagsformen när det kommer till större företag. För att aktiebolag skall kunna starta krävs en kapitalinsats om minst 50 000 kr. Ett aktiebolag är en juridisk person och således som bolag ansvarigt för skulder och dylikt. Ett aktiebolag kan dessutom dras inför domstol. Den främsta företrädaren för ett aktiebolag är styrelsen. Ett aktiebolag ska låta en revisor upprätta en årsredovisning, dock kan mindre aktiebolag välja att inte ha någon revisor.