Organisation i arbetet

office

Oavsett vad man arbetar med så är det viktigt att lyckas med sin organisering av arbetet. Det går att jobba på flera nivåer för att planera och organisera sitt arbete. Att dela upp arbetsuppgifter mellan sina kollegor och planera företagets framtid är en sorts organisering, men det är minst lika viktigt att strukturera sitt arbete på detaljnivå.

Att organisera sitt arbete sparar både tid och energi. I slutänden får du ofta mer gjort genom att lägga en kvart på att planera ditt arbete innan du sätter igång. Det kan låta löjligt, men man kan spara mycket tid på så enkla saker som att rensa sin arbetsyta från onödiga saker, skriva ihop dagens uppgifter i en att-göra-lista och se till att alltid ha saker på samma ställen för att slippa lägga tid på att leta efter pennor, mappar och dokument.

Det kan onekligen vara värt att investera i lite produkter för att organisera upp sitt arbete. Att t.ex. gå igenom sitt kontorsmaterial och försöka se vad man saknar kan underlätta en hel del. Pärmar och mappar för att samla viktiga dokument kan göra stor skillnad, och det är en god idé att köpa en filofax för att kunna planera in viktiga möten.

Jobbet blir också enklare om man är tydlig i sin planering. Ett möte som är planerat att ta en timme tar oftast längre tid, så ha alltid en lucka mellan olika viktiga schemapunkter för att slippa tvingas lämna saker halvfärdiga. Att organisera sitt arbete handlar till stor del om att förstå att saker tar tid – att t.ex. sätta av en halvtimme per dag för att svara på mail och ringa samtal istället för att försöka klämma in det mellan lunchen och nästa möte kan göra livet bra mycket enklare.

Hålla möten

meeting

Möten är nödvändiga ont i de flesta branscher. Det kan bli många onödiga möten per år om man inte planerar ordentligt och de kan även dra ut ganska mycket på tiden. 

Möte innan avfärd

Om ni ska åka på jobbresa kan ni passa på att ha mötet innan ni åker. Informationen är färsk i huvudet, och det går inte att dra ut på mötet i flera timmar för ni har ett flyg att passa.

Man kan faktiskt ha möten direkt på många flygplatser. SDL Airport har små cofficerum som du kan hyra för under hundralappen i 2 timmar, och större lokaler när man behöver en dags genomgång innan man sätter sig på flyget. Liknande arrangemang finns på många andra flygplatser.

Ni slipper bli störda av resten av företaget, ingen kan sitta och tänka på samtal och mail som ska besvaras, och inte knackar på och stör. Viktig mötet är bäst att hålla utanför företagslokalerna.

Planering

Det är lätt att möten blir tidstjuvar om man inte kontrollerar dem. För att mötet ska gå framåt måste det finnas punkter att följa. Alla på mötet behöver inte veta exakt vad som ska tas upp, men den som håller i mötet måste det. Skriv ned punkterna och försök att portionera ut tid till varje punkt i listan. Om ni fastnar på en punkt kan du meddela att ni ska fortsätta diskutera detta på ett annat möte, eller vid ett annat tillfälle, men måste nu gå vidare. Du kan läsa fler bra tips hos Café som skrivit om detta flera gånger.

Skapa dialog

Kan låta motsägelsefullt, men du måste uppmuntra folk att ha en dialog med varandra. Annars sitter bara folk och säger sin åsikt utan att bry sig om vad den andre sa. Ställ frågor, tvinga folk att kommentera på en åsikt eller ett förslag. Om dialogen inte kommer spontant, får man tvinga fram den. Annars har man ett möte där alla har öronproppar och vägrar lyssna på varandra.

Tips till nystartade företag

shutterstock_345295124

Att komma igång med ett nytt företag är en bedrift i sig själv, men när man väl påbörjat sin verksamhet har man en helt ny uppsättning situationer man ska kunna handskas med.

Detta är sådant man kommer att behöva fokusera på först innan man kan börja tänka på hur man får företaget att växa.

För det första så måste man hålla igång med marknadsföringen, det är inte något man bara gör för att locka till sig kunder när man startar, det är en kontinuerlig process som både kostar och genererar pengar. Extremt få företag klarar sig utan marknadsföring, det är något alla bör arbeta med. Hittar man bara rätt sätt att marknadsföra sig kan det till och med vara intressant och roligt att hålla på med.

Idag är internet en väldigt viktigt del av vår vardag, detta är anledningen till varför man som företag måste se till att ha en närvaro på nätet. Hur man gör detta finns det många tankar kring, en del kanske nöjer sig med att ha en egen sajt medan andra ser till att även få en närvaro på alla möjliga typer av social media.

Sedan måste alla företag vara beredd på det värsta, även om man inte vill tänka på det så måste man har någon plan på vad man ska göra om ens ”worst case” senario inträffar. Detta kan betyda att den produkt man säljer slutar vara relevant, om en konkurrent kan erbjuda samma tjänst eller produkt mycket billigare av en eller flera anledningar. Detta är sådant man lättare kan förutse om man har bra koll på marknaden.

Olika riktningar för företaget

shutterstock_182480630

Innan man startar ett företag, eller börjar grunna på en affärsidé, måste man veta vilken riktning man vill att företaget ska vara. Det tre populäraste alternativen finns nedan. 

Jobba mot myndigheter

Att jobba mot kommun och statliga myndigheter kan vara lukrativt. Här lägger man anbud på olika jobb och konkurrerar alltid mot flera andra företag. För att lyckas inom denna nisch måste man alltså vara en höjdare på att skriva anbud. Något som går att träna upp inom personalen.

Jobba mot andra företag

Ett B2B företag (business 2 business) har inga privatpersoner som kunder, utan levererar saker till andra företag. Man blir en leverantör av råvaror eller färdiga produkter. Exempelvis kanske man levererar tonvis med plast som din kund sedan använder för att skapa plaststuprör och olika kopplingar.

Jobba mot privatpersoner

Att rikta företaget mot privatpersoner kan vara en av de svåraste riktningarna eftersom man har stor konkurrens inom alla segment (om man inte skapat något helt nytt, men det medför också komplikationer). När privatpersoner ska välja ditt märke framför andras behöver man vara smart, ha en bra produkt eller tjänst, samt synas.

Förbättra företaget – några tips

shutterstock_253481719

Det finns naturligtvis många sätt att förbättra sitt företag, och medan inte alla metoder är applicerbara på alla företag finns det tillräckligt med överlappning för ett antal grundläggande tips.

Minska avbrotten

Produktiviteten kan sjunka ordentligt när man konstant blir avbruten av en anledning eller annan, detta är speciellt sant när arbetsuppgifter kräver kreativitet i en utsträckning eller annan. Se till att alla planerade möten är nödvändiga och håll nere tiden på dessa till ett minimum.

Säkra kvaliteten

Håller man uppe kvaliteten av sina produkter eller tjänster så kommer man att se resultat på detta vad gäller efterfrågan. Detta gäller även om man inte har mycket konkurrens i marknaden och området man befinner sig i. Om det man levererar inte håller måttet öppnar man upp för nya aktörer att göra samma sak fast bättre. Kvalitetssäkring är ett bra sätt att stärka företaget.

Tänk på likviditeten

Ett företag borde alltid vara likvid, detta kan man förbättra på många olika sätt, som att alltid få kunden att betala i förskott eller senast vid själva köpet. Men med sina egna utgifter vill man såklart betala så sent som möjligt. Se även till att ha en snabb inkassolösning för kunder som inte betalar.

Använd 80/20-metoden

Identifiera de mest lönsamma kunderna och försök hitta fler likadana. Detta gör man bäst genom att hitta gemensamma nämnare för de bästa kunderna och godkänna de som sedan kan leva upp till dessa kriterier.

 

Lämna anbud

Ett anbud är ett erbjudande om att ingå ett avtal. Det finns mycket att tänka på när man ska lämna ett anbud till ett annat företag. I denna artikel går vi genom processen och tips vad gäller anbud.

business-men

Planera arbetet att skriva anbud, tiden är begränsad och det gäller att bestämma vem som skall göra vad, särskilt om ni tänker använda er av en underleverantör eller lämna ett gemensamt anbud tillsammans med ett eller flera andra företag.

Lämna era bästa villkor direkt, vid offentliga upphandlingar har anbudsgivaren bara en chans att lämna sitt anbud. Förhandling sker under vissa omständigheter men det är då alltid den upphandlande myndigheten som tar initiativet. Det är bäst att aldrig räkna med att någon förhandling faktiskt kommer att ske.

Anbudet ska innehålla korrekta och kompletta upplysningar, den upphandlande myndigheten kommer mest troligt att utvärdera ett antal olika anbud, ett otydligt anbud kan vara tidskrävande att gå igenom. Anta inte att den upphandlande myndigheten har vetskapen om alla förkortningar och termer som kan tänkas skrivas in i anbudet. Förfrågningsunderlaget kommer med en förslagen struktur, följ det så noga det bara går.

Se till att besvara alla frågor, även om ni som leverantörer är kända sedan tidigare av den upphandlande myndigheten, då de bara får utgå från vad som framgår av anbudet. Svara tydligt och koncist.

Anbudet bör skickas in i god tid, för sent inlämnade anbud får enligt lag inte prövas av den upphandlande myndigheten. Det är de som bestämmer hur anbudet skall lämnas, om det står i förfrågningsunderlaget att leverantörer måste lämna in anbudet som ett brev får man inte skicka det via e-post. Lämnas det in på fel sätt får det heller inte prövas av den upphandlande myndigheten.

Under tiden den upphandlande myndigheten fattar beslut om vilken leverantör som skall tilldelas kontraktet gäller absolut sekretess. Detta betyder att inga uppgifter om anbuden kommer att lämnas ut till någon annan part än till den som lämnade anbudet. Efter beslutet är taget är det normalt sett regel att anbud, protokoll och beslut i upphandlingen blir offentliga, men undantag finns som tillåter myndigheten att fortsätta sekretessbelägga uppgifterna.

 

 

Ta hjälp av andra företag

När man växer som företa behövs det mer och mer resurser för att alla delar ska fungera korrekt och tillsammans med varandra. I slutändan har man för många uppgifter för att kunna hantera allt internt. 

Det går så klart att få allting att fungera men ju mer som behöver tas hand om i företag ökar risken att det sker ineffektivt och tar upp alldeles för mycket tid. Bara saker som att samla och hantera avtal kan ta tre gånger så långt tid än vad det hade tagit om man köpte in en passande programvara från ett annat företag.

Att ha ett sömlöst system som kopplar samman alla avdelningar ökar produktiviteten och effektivitet på jobbet. Det går också att skapa restriktioner. Alla på företaget behöver inte, och ska inte, ha tillgång till känslig information, då kan man lägga in restriktioner som kräver koder eller godkännande. Helst ska man satsa på en helhetslösning där så mycket som möjligt går att göra i samma system. Att koppla samman flera olika system är tidsödande och ibland går det helt enkelt inte.

För vissa saker är det självklart att ta in mer hjälp. Har man produkter som ska levereras och lagras behöver man leverantörer. Men det behövs kanske också utomstående hjälp för att ta hand om bokföringen eller IT-support.

I längden blir det dyrt att skapa tjänster bara för att göra allt internt. Vill man ha en ekonomiansvarig eller anlita en revisor så ska det finns tillräckligt med jobb för att det ska vara värt att betala ut en heltidslön till dem.

Grundstenar för att trivas på jobbet

Som anställd är det mycket som spelar in för att man ska trivas på jobbet. Så klart varierar ens krav från person till person med detta är de klara grunderna.

Lönen

Det säger sig själv att man jobbar för att få lön och kunna betala sina räkningar. Många personer kan tänka sig att ha ett tråkigt eller jobbigt arbete så länge lönen gör det värt det.

Det ska också finnas chans till en löneökning tack vare gott arbete och erfarenhet. Ingen kommer att stanna på ett arbete med dålig lön om det inte finns någon chans att jobba sig uppåt till en bättre.

Medarbetarna

Det är otroligt svårt att gilla sitt jobb om man tvingas arbeta med personer som man inte kommer överens med. På samma sätt kan man bli deprimerad om man känner sig utfryst istället.

För att trivas vill man ha trevligt med sina medarbetare och gärna även vilja umgås med dem på fritiden för att skapa en närmare kontakt.

Arbetsplatsen

Det ska vara en bra arbetsplats också. Som kontorsnisse vill man inte frysa framför datorn eller har obekväma stolar som man inte kan sitta i en hel arbetsdag. Det ska också finnas tillräckligt med ljus och bra ventilation.

Har man istället sin arbetsplats utomhus på exempelvis en byggplats så vill man ha tillgång till varma lokaler för sina raster, nära till rena toaletter och möjlighet att sitta ner och äta en varm lunch. Dessutom ska arbetsplatserna kännas säkra och välorganiserade.

Anställa ny personal

Att anställa ny personal är sällan en lätt process. Det är viktigt att det blir rätt beslut, annars kan företaget känna sig tvunget att behålla personen trots att situationen inte fungerar eller avskeda personen, vilket är jobbigt för både arbetsgivare och anställd.

Tidigare har vi skrivit om att skaffa en ny chef. Den här gången kommer det att handla rent generellt om att anställa ny personal och även då finns det mycket att ta hänsyn till.

Olika sorters personer

Om du anställer personer med olika personligheter och bakgrund kan det gynna företaget. Det sker inget nytänkande om alla är likadana och de anställda kompletterar varandra om de är olika.

Personlig lämplighet

Det är smart att anställa en person som saknar någon enstaka kunskapslucka om du gillar personen. Anledningen till det är att kunskapsluckan lätt kan fyllas, medan en person med en dålig attityd sällan ändrar på sig. Gå på magkänslan när du får en negativ känsla för en person för det stämmer oftast.

Testa den arbetssökande

Det allra bästa sättet att avgöra om någon klarar av ett arbete är att testa dem med en verklighetstrogen arbetsuppgift. Eventuellt kan du också be om arbetsprover. Referenser säger inte alltid hela sanningen. Om någon har slutat på flera arbetsplatser, men ändå har goda referenser, kan det ligga mer bakom.

Anställa fel person kostar

Varje gång ett litet företag anställer en person som de sedan inte kan ha kvar kostar det dem enligt en beräkning cirka 700 000 kronor. I det räknas kostnader som företaget har lagt ut på annonsering, intervjuer, handledning med mera.

Företagsevent

I ett företag jobbar flera människor med olika bakgrund tillsammans. Det yttersta målet är att företaget ska bli så lönsamt som möjligt och en förutsättning för detta är just att arbetslaget lär sig arbeta tillsammans. För att det ska lyckas måste de anställda trivas med sina roller och med varandra. En bra idé är att planera in ett lagbyggande företagsevent för att stärka gruppkänslan.

Företagsevent

Kick-off, teambuilding, relax eller något annat?

Det finns flera olika alternativ för dig som planerar att arrangera ett företagsevent. Namnen skiftar men syftar till samma sak. Det rör sig främst om kortare event fokuserade på laganda och att ha kul tillsammans. Dessa passar bra för att välkomna nyanställda eller för att sammansvetsa en arbetsgrupp som påbörjar ett nytt projekt. Att ha ett grillparty, att gemensamt delta i en relaxdag på ett spa eller att delta i en teambyggande aktivitet som en femkamp kan stärka den positiva känslan och föra de anställda närmare varandra. Tryter idéerna kan man ta hjälp utifrån för att organisera eventet. Flera företag specialiserar sig på just detta och vet vilka aktiviteter som funkar bäst för vilket syfte. I slutändan handlar det om att företaget ska bli ett så effektivt företag som möjligt. Vare sig du väljer att arrangera ditt eget företagsevent eller anlita ett utomstående företag så är alltid bra att kollegorna blir mer bekanta med varandra.

Glada personer är mer produktiva

Enligt en artikel från Chef.se finns det en tydlig koppling mellan glädje och effektivitet. En teambuilding-aktivitet kan alltså betraktas som en mindre investering som i slutänden lönar sig. För företaget och de anställda.